成功的秘書(shū)案例分析
秘書(shū)，是個(gè)讓人歡喜讓人憂(yōu)的職位。在職介所登記求職的20—40歲的女性當(dāng)中，有將近50%的求職者希望獲得秘書(shū)、文員、文秘、助理等職位。下面是小編為你整理的成功的秘書(shū)案例，希望對(duì)你有用!
成功的秘書(shū)案例
德西蕾-羅杰斯
現(xiàn)年49歲的德西蕾-羅杰斯是白宮第一位非洲裔的社交秘書(shū)。她出生在新奧爾良，父親羅伊曾是新奧爾良市議會(huì)議員。雖然說(shuō)出身政治世家，但德西蕾卻一直都在商界、時(shí)尚界打滾。而中學(xué)時(shí)代每天家中都會(huì)有一些三教九流的客人到訪(fǎng)，其中有市長(zhǎng)、生意人，也有當(dāng)?shù)氐氖盎恼吆碗s貨店裝袋者。這也大大影響了她在以后形成廣結(jié)人緣的性格。直到2008年11月，才進(jìn)入白宮，成為白宮總管家——社交秘書(shū)。
這位非洲裔的社交秘書(shū)每天要打理白宮點(diǎn)點(diǎn)滴滴的事情，從普通早餐到國(guó)宴，從正式的會(huì)談到非正式的小聚??除了確保每件事都不出差漏，還要確保每個(gè)人都開(kāi)開(kāi)心心。她不僅要有高超的手法、政治嗅覺(jué)、過(guò)目不忘的記憶力、接待和管理技巧，還有使一切看起來(lái)毫不費(fèi)力氣的才能——盡管這個(gè)工作可能需要每天花上18個(gè)小時(shí)。入職白宮后，德西蕾不僅要安排白宮晚會(huì)的巨細(xì)事宜，要出席她喜歡的社交派對(duì)，更要融入那些有權(quán)勢(shì)的大人物的圈子里。
德西蕾是第一位擁有哈佛大學(xué)MBA碩士學(xué)位的白宮社交秘書(shū)。其實(shí)在入主白宮社交秘書(shū)一職之前，羅杰斯涉足過(guò)多個(gè)行業(yè)，這使得她建立了非常廣泛的人際關(guān)系朋網(wǎng)。羅杰斯的朋友們稱(chēng)她是一個(gè)世界級(jí)的溝通者———致力于建立關(guān)系網(wǎng)的工程師，她不只是策劃白宮晚宴以及自己私人的親密晚會(huì)這么簡(jiǎn)單，而是把有影響力的人物納入了她的軌道。更重要的是，她不僅是一個(gè)老練的社會(huì)活動(dòng)組織者，而且她本身也是一位社交名媛，曾兩度獲得選美皇后的桂冠。
作為總統(tǒng)夫婦在芝加哥時(shí)的老朋友，德西蕾會(huì)出任白宮社交秘書(shū)一點(diǎn)都不讓人奇怪。但奧巴馬更多的是看中她的人脈和社交技巧。
德西蕾自稱(chēng)是米歇爾的“眼睛和耳朵”，她和米歇爾已經(jīng)認(rèn)識(shí)20多年了。 那年當(dāng)前夫與米歇爾的弟弟在普林斯頓打籃球時(shí)，隨行在場(chǎng)的她倆初次相遇。她們一見(jiàn)如故，互相肘擊和講笑話(huà)，談?wù)搩号慕逃?，像一?duì)老朋友一樣的相互取笑。與第一家庭的友誼以及適合的才干應(yīng)該是奧巴馬選擇羅杰斯擔(dān)任社交秘書(shū)一職的重要原因。
羅杰斯認(rèn)為，她的工作就是“推廣奧巴馬總統(tǒng)”以及確保“反映奧巴馬夫婦所擁有的白宮資產(chǎn)”增值。在她描述把午餐、聚會(huì)和音樂(lè)會(huì)這些元素串在一起有助于她的工作的時(shí)候，
基于哈佛大學(xué)工商管理碩士學(xué)位的背景，羅杰斯用了“戰(zhàn)略計(jì)劃”和“品牌”這兩個(gè)詞?！澳惚仨毾胍幌?社交秘書(shū)工作)，在我心中，它就像一門(mén)生意。否則，你就別想達(dá)到目的?！绷_杰斯說(shuō)。“我們有世界最好的品牌：奧巴馬品牌。我們有無(wú)限的可能性?！焙退械钠放埔粯樱瑠W巴馬品牌也有一顆“皇冠上的明珠”。
因此羅杰斯和她的團(tuán)隊(duì)在白宮干的第一件事，就是讓人們了解總統(tǒng)奧巴馬和第一夫人米歇爾要讓白宮開(kāi)放。他們營(yíng)造了這樣一種氛圍：普通的美國(guó)人親眼看到第一夫人給學(xué)生手工做鞋和制作冰淇淋，青年人可以攜女朋友在南草坪的蔬菜園旁觀看浪漫喜劇，而在此時(shí)他們的總統(tǒng)就在附近接待外國(guó)貴賓。羅杰斯的目標(biāo)是把奧巴馬一家打造成美國(guó)總統(tǒng)史上最令人難忘的第一家庭之一，特別是把第一夫人米歇爾訓(xùn)練成常春藤———最受歡迎的“媽媽統(tǒng)帥”。 由于羅杰斯與第一家庭的特別關(guān)系以及各式權(quán)力人物的特別交情，羅杰斯被很多人視為打造奧巴馬品牌的關(guān)鍵人物。作為悉心推銷(xiāo)第一家庭的核心，她要帶動(dòng)整個(gè)行政部門(mén)努力使白宮深入人心。奧巴馬夫人有專(zhuān)人團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)媒體推廣，包括與《人物》、《時(shí)尚》以及《奧普拉的雜志》等提供封面照片。羅杰斯每天負(fù)責(zé)緊盯奧巴馬品牌的運(yùn)作，為了讓美國(guó)人看得見(jiàn)奧巴馬競(jìng)選承諾的改變和透明度，這位前營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理必須再造一個(gè)白宮。
就最近民調(diào)來(lái)看，奧巴馬仍享有超過(guò)62%的民眾支持率，米歇爾甚至比他還高10個(gè)百分點(diǎn)，在“奧巴馬品牌”打造方面，迄今羅杰斯顯然相當(dāng)成功。我們期待這位社交名媛華麗轉(zhuǎn)身之后給我們帶來(lái)的另一個(gè)美國(guó)政治上的新氣象。
如何做一個(gè)成功的秘書(shū)
什么是秘書(shū) 對(duì)“秘書(shū)”一職，一種通用的解釋是：“秘書(shū)”是一種與領(lǐng)導(dǎo)者保持盡量小的空間的職務(wù)，是專(zhuān)門(mén)提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務(wù)服務(wù)的行政人員。
這個(gè)定義主要是從職能角度來(lái)解釋的。從這個(gè)角度出發(fā)，秘書(shū)應(yīng)該是幫助上司處理事務(wù)工作的服務(wù)人員，即能使上司專(zhuān)心致志地從事本職工作的輔助人員，這種輔助工作除了文案處理、關(guān)系協(xié)調(diào)之外，也包括泡咖啡、整理辦公室等工作。
一個(gè)能力強(qiáng)、受信任的秘書(shū)是老板或上司的左右手，可以說(shuō)，每個(gè)公司都需要這樣的人。在目前來(lái)講，這依然是一個(gè)不斷升值的職業(yè)。 那么，如何做一個(gè)開(kāi)心而又成功的秘書(shū)呢?
首先，并不是所有的人都適合做秘書(shū)。秘書(shū)必須細(xì)心、主動(dòng)、周到、忠誠(chéng)，像老板一樣熱愛(ài)公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇秘書(shū)這個(gè)職業(yè)的時(shí)候——如果你不是只想混口飯吃的話(huà)——最好慎重考慮，這個(gè)職業(yè)跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。
其次，秘書(shū)必須要清楚地知道自己的身份。秘書(shū)也可以期待當(dāng)“將軍”，但是除非機(jī)遇從天而降，否則最好是把“大秘書(shū)”這樣的職位當(dāng)作自己的目標(biāo)。
秘書(shū)工作帶有很強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，所以一心想取代主管的秘書(shū)是無(wú)法做好工作的。此外，在與其他同事相處的時(shí)候，謙和是很重要的品質(zhì)，狐假虎威的秘書(shū)讓人討厭，會(huì)給事務(wù)的處理帶來(lái)阻礙。
再次，秘書(shū)是處理事務(wù)工作的，所以要永遠(yuǎn)“對(duì)事不對(duì)人”。如果上司將一件工作全權(quán)交給另一個(gè)人來(lái)做，并要求秘書(shū)輔助此事的話(huà)，那么秘書(shū)要做的就是服從這個(gè)項(xiàng)目主管的命令，全力協(xié)助他處理好事情，而不是時(shí)不時(shí)地向上司打小報(bào)告。
如果連項(xiàng)目主管都夸獎(jiǎng)你是一個(gè)得力助手，你這個(gè)秘書(shū)的角色就算扮演好了。
接下去，秘書(shū)不是決策者，不能隨意“做決定”。 最后，主動(dòng)細(xì)心是一個(gè)成功秘書(shū)最重要的條件。一個(gè)好秘書(shū)一定知道什么事情是重要的，哪些細(xì)節(jié)會(huì)給上司帶來(lái)幫助，誰(shuí)又是老板眼中的“大人物”??
要做一個(gè)好秘書(shū)，多方位的能力是很重要的，比如打字、速記、文案，還有一定的語(yǔ)言能力等等。
把握好保密原則也是一個(gè)好秘書(shū)的基本素質(zhì)之一。
成功秘書(shū)張廷玉的成功經(jīng)驗(yàn)
張廷玉(公元1672年—1755年)，字衡臣，安徽桐城人。28歲中進(jìn)士,在康熙朝歷任翰林院檢討、值南書(shū)房、洗馬、侍講學(xué)士、內(nèi)閣學(xué)士、刑部侍郎、吏部侍郎等職。雍正朝歷任禮部尚書(shū)、戶(hù)部尚書(shū)、翰林院掌院學(xué)士、國(guó)史館總裁、文淵閣大學(xué)士、保和殿大學(xué)士兼吏部尚書(shū)等職。雍正死前詔命張廷玉與鄂爾泰等同為顧命大臣，乾隆繼位后命其事務(wù)，權(quán)傾一時(shí)。
張廷玉在朝為官50余年，主要工作是擔(dān)任皇帝的機(jī)要秘書(shū)，他對(duì)大清王朝最主要的貢獻(xiàn)是建立并完善了“奏折制度”和軍機(jī)處的各項(xiàng)規(guī)章制度。
雍正七年(公元1729年)，清朝對(duì)新疆準(zhǔn)噶爾部用兵，因原來(lái)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)內(nèi)閣距內(nèi)廷過(guò)遠(yuǎn)，辦事效率不高且不易保密，特設(shè)軍機(jī)處(最初曾叫“軍需房”、“軍機(jī)房”)協(xié)助皇帝處理軍務(wù)。軍機(jī)處的主要職能是為皇帝起草諭旨,收受奏折,參議重要政務(wù),實(shí)際上已成為皇帝的機(jī)要秘書(shū)處和參謀部。
一，有很高的知識(shí)素養(yǎng)，公文寫(xiě)作，水平超高 公文寫(xiě)作能力是秘書(shū)工作者的看家本領(lǐng)，張廷玉自幼受到良好教育，工于書(shū)法，精通文義，32歲被授翰林院檢討。康熙晚年，張廷玉被選入值南書(shū)房繕寫(xiě)上諭。雍正繼位后，特命張廷玉“協(xié)辦翰林院文章事”。他每日奉旨入宮繕寫(xiě)諭旨，雍正口授后片刻，張廷玉當(dāng)場(chǎng)伏地?fù)]筆而就，每日十?dāng)?shù)次從未出過(guò)差錯(cuò)，其文思之敏捷實(shí)非其余朝臣所能及，而且張廷玉的記憶力亦非常人所及，新政的雍正向其詢(xún)問(wèn)各部院大臣司員胥吏的姓名，張廷玉奏對(duì)如流，一點(diǎn)不錯(cuò)。雍正和乾隆都對(duì)他的寫(xiě)作才能給予了極高的評(píng)價(jià)，雍正說(shuō)他“遵旨繕寫(xiě)上諭，悉能詳達(dá)朕意，訓(xùn)示臣民，其功甚巨”。乾隆皇帝在《故大學(xué)士張廷玉》詩(shī)中也稱(chēng)贊他“述旨信無(wú)二，萬(wàn)言頃刻成”。
二，兢兢業(yè)業(yè)，勤奮踏實(shí)，辦事效率高 張廷玉的勤奮也是上司喜歡的品格之一。雍正西北用兵以后,“遵奉密諭，籌畫(huà)經(jīng)理，羽書(shū)四出，刻不容緩”。張廷玉為節(jié)省時(shí)間，經(jīng)常坐在轎中批覽文書(shū)，處決事務(wù)。傍晚回到家中，仍然 “燃雙燭以完本日未竟之事，并辦次日應(yīng)辦之事，盛暑之夜亦必至二鼓始就寢，或從枕上思及某事某稿未妥，即披衣起，親自改正，于黎明時(shí)付書(shū)記繕?shù)浺赃M(jìn)?！?/p>
張廷玉身為大學(xué)士、軍機(jī)大臣，兼管戶(hù)部、吏部、翰林院，又擔(dān)任國(guó)史館和其它好幾個(gè)修書(shū)館的總裁官，皆為要職，工作忙碌。雍正曾評(píng)價(jià)張廷玉說(shuō)“辦理事務(wù)甚多，自朝至夕，無(wú)片刻之暇”。由于雍正不分晝夜地召見(jiàn)，以至張廷玉要到晚上一二更以后才能回去休息。有時(shí)候從內(nèi)廷出來(lái)，到朝房辦公，屬吏請(qǐng)求指示和批閱文件又有幾十上百人。因此，他經(jīng)常坐在轎中批覽文書(shū)，處決事務(wù)。甚至回到家中仍然“燃雙燭以完本日未竟之事，并辦次日應(yīng)辦之事，盛暑之夜亦必至二鼓始就寢，或從枕上思及某事某稿未妥，即披衣起，親自改正，于黎明時(shí)付書(shū)記繕?shù)浺赃M(jìn)”。從中可以看出，張廷玉的工作作風(fēng)是雷
厲風(fēng)行，處理公務(wù)是絕不過(guò)夜。對(duì)其辦事效率，雍正高度褒揚(yáng)說(shuō)：“爾一日所辦，在他人十日所不能也”.
三，忠于職守，辦事公正無(wú)私，不敢一事疏忽，忠心為主 張廷玉不但辦事詳細(xì)認(rèn)真，而且吏治嚴(yán)格，公正無(wú)私。民國(guó)裘毓麟《清代軼聞》中記載了這樣兩個(gè)小故事：其一，有個(gè)張姓書(shū)吏，舞弄文法，篡改公文，以此勒索錢(qián)財(cái)，被人稱(chēng)為“張老虎”。張廷玉知道后命令有關(guān)官員核實(shí)情況，嚴(yán)加懲處。朝中官員為張某求情，多方營(yíng)救，但張廷玉不為所動(dòng)。由此，人稱(chēng)他為“伏虎侍郎”。其二，張廷玉在批閱公文時(shí)發(fā)現(xiàn)一公文中把“元氏縣”寫(xiě)成了“先民縣”，再一細(xì)辨，顯然經(jīng)人添加筆劃。張廷玉斷定這又是書(shū)吏為向下級(jí)官吏索取錢(qián)財(cái)?shù)幕ㄕ校谑橇钊艘徊榈降?，?zé)罰驅(qū)逐了那個(gè)書(shū)吏。朝中同僚無(wú)不贊賞他的敏銳決斷。張廷玉為官50余年，無(wú)論任何職，皆能“殫心竭力，務(wù)求平允，不敢一事疏忽”,遇事總是為朝廷著想，較少考慮個(gè)人利益得失。在擔(dān)任刑部左侍郎期間，山東鹽販曹龍章、王美公等以邪教倡亂，聚眾騷擾地方，山東巡撫李樹(shù)德逮捕150余人，均擬請(qǐng)斬殺?？滴趺鼜埻⒂袂巴鶟?jì)南勘查處理，張廷玉到濟(jì)南后，“窮日夜之力檢閱卷案”，得出“此盜案,非叛案也”的結(jié)論，僅戮其為首者7人，罰35人戍邊，其余無(wú)辜牽連者盡行釋放。此舉不僅得到民眾的擁護(hù)，也深得康熙和朝中大臣的好評(píng)。雍正為政以嚴(yán)猛著稱(chēng)，朝臣投其所好，執(zhí)法用刑唯恐不嚴(yán)，一時(shí)冤假錯(cuò)案遍于國(guó)中，張廷玉認(rèn)為這樣對(duì)國(guó)家不利，上疏朝廷奏請(qǐng)“慎刑”，反映刑部辦案不問(wèn)罪重罪輕，不分首犯從犯，“皆收禁，累無(wú)辜”，請(qǐng)求朝廷敕令都察院和大理寺駁正，對(duì)辦案中營(yíng)私舞弊、草率從事者嚴(yán)厲處分?！庇赫实墼譂M(mǎn)意地對(duì)乾隆說(shuō)：“大學(xué)士張廷玉，侍朕左右，敬慎小心，十一年如一日，其為人外和平而內(nèi)方正，足辦國(guó)家大事。
四，廉潔奉公，樂(lè)施好善，性情淡泊，甘當(dāng)無(wú)名英雄
張廷玉為官清廉，性情淡泊。他辦事公正，不結(jié)黨營(yíng)私，即使是經(jīng)他推薦而受提拔重用之人，也始終不讓當(dāng)事人得知。張廷玉主持會(huì)試時(shí)，有人試圖通過(guò)他打通關(guān)節(jié)，他即賦詩(shī)以辭：“簾前月色明如晝，莫作人間暮夜看?！蓖瑫r(shí)，張廷玉對(duì)子弟要求也十分嚴(yán)格，雍正十一年，其長(zhǎng)子張若靄參加殿試高中一甲三名探花，張廷玉聞知后，以“天下人才眾多，三年大比莫不望鼎甲，官宦之子不應(yīng)占天下寒士之先”為由，懇請(qǐng)將其子列為二甲，雍正從其請(qǐng)，將張若靄改為二甲一名。
康熙、雍正、乾隆三帝賜給他白銀近萬(wàn)兩，張廷玉或用于激勵(lì)士子發(fā)奮學(xué)習(xí)，或寄回家鄉(xiāng)購(gòu)置公田以資助鄉(xiāng)里窮人和災(zāi)民。他用雍正所賜白銀近六千兩在桐城東門(mén)外建石橋一座，大大方便了過(guò)往的商旅行人，得到鄉(xiāng)人的稱(chēng)贊，此橋后被人稱(chēng)為“良弼橋”。乾隆五年，張廷玉聞知家鄉(xiāng)受災(zāi)歉收，便令家人捐谷一千石以救濟(jì)貧民。
五，準(zhǔn)確定位，忠君為國(guó)，謹(jǐn)慎穩(wěn)重，嚴(yán)守機(jī)密
張廷玉身為雍正的紀(jì)要秘書(shū)，不僅負(fù)責(zé)起草詔書(shū)，奉旨奏對(duì)，還負(fù)責(zé)為皇帝傳遞地方大員上奏的機(jī)密奏折。作為處于如此紀(jì)要地位的內(nèi)廷大臣，張廷玉對(duì)自己的定位是極為正確的。那就是只為公，不為私，忠君為國(guó)，謹(jǐn)遵上諭。
張廷玉所從何時(shí)的工作，都需要細(xì)致耐心，謹(jǐn)慎縝密以及高度保密。張廷玉作為軍機(jī)大臣，每日處理的機(jī)密文件眾多，參與的緊要事件中的，情勢(shì)就要求他更加嚴(yán)格，規(guī)范遵守保密制度，謹(jǐn)慎行事，就如他自己所言“冰淵自凜”。雍正帝對(duì)她的表現(xiàn)很是滿(mǎn)意，所以賜他“調(diào)梅良弼”的匾額。